PERENCANAAN PROGRAM PUBLIC RELATIONS

Empat alasan perencanaan program Public Relations:

a)      Untuk menetapkan target-target operasi humas yang nantinya akan menjadi tolak ukur atas segenap hasil yang diperoleh.

b)      Untuk memperhitungkan jumlah jam kerja dan berbagai biaya yang diperlukan.

c)      Untuk menyusun skala prioritas guna menentukan:

·         Jumlah program

·         Waktu yang diperlukan untuk melaksanakan segenap program humas yang telah diprioritaskan itu

d)     Untuk menentukan kesiapan atau kelayakan pelaksanaan berbagai upaya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan tertentu sesuai dengan jumlah dan kualitas:

·         Personil yang ada

·         Daya dukung dari berbagai peralatan fisik seperti alat-alat kantor, mesin cetak, kamera, kendaraan, dan sebagainya

·         Anggaran dana yang tersedia

Hal-Hal Yang Perlu Diingat Dalam Perencanaan Program-Program Public Relations: Jam kerja, Prioritas , Penentuan waktu , Sumber daya , Peralatan , Anggaran

Model Perencanaan Humas Enam Langkah:

1. Pengenalan situasi
2. Penetapan tujuan
3. Definisi khalayak
4. Pemilihan media dan teknik-teknik humas
5. Perencanaan anggaran
6. Pengukuran hasil

A.           PENGENALAN SITUASI

1.      Perencanaan Logis

Kunci pertama dalam menyusun suatu rencana secara logis adalah pemahaman terhadap situasi yang ada. Sebelum kita merumuskan suatu program humas, kita perlu mengetahui titik awalnya. Untuk memahami situasi, kita memerlukan informasi atau data intelijen. Perlu diadakan suatu studi mengenai situasi-situasi internal maupun eksternal yang dihadapi organisasi sebagai implikasi dari inti kegiatan humas yang senantiasa menjunjung tinggi kebenaran dan kejujuran, menuntut keterbukaan yang memerlukan komunikasi yang baik.

2.      Proses transfer humas

Tujuan paling utama dari kegiatan humas adalah menciptakan pemahaman. Setiap praktisi humas berkewajiban menjadikan khalayak organisasinya memahami produk atau kehadiran organisasi secara keseluruhan. Mereka sama sekali tidak dibebani tugas untuk membuat khalayak tadi menyukai atau mencintai organisasinya. Kalau khalayak bisa memahami kondisi organisasi, meskipun mereka tidak menyukainya, tujuan humas sudah tercapai. Jadi di sini yang harus ditekankan adalah pengertian dan pemahaman.

3.      Kompromi yang diperlukan

Dengan menyadari berbagai kesulitan dalam melaksanakan proses transfer humas dari sikap negatif menjadi sikap positif, maka setiap praktisi humas harus selalu realistis, dan jangan sampi terjebak dalam sikap optimisme yang berlebihan.

4.      Penyelidikan situasi

Guna memahami situasi yang ada, kita perlu mengadakan suatu investigasi atau penyelidikan. Investigasi itu sendiri bisa dilakukan melalui suatu observasi atau melalui suatu studi informasi dan statistik (studi kepustakaan).

5.      Pengumpulan pendapat

Salah satu metode yang paling sering digunakan oleh praktisi humas adalah pengumpulan pendapat atau studi sikap (attitude study) dimana seorang pewawancara akan mengajukan serangkaian pertanyaan kepada sejumlah responden sampel yang dianggap cukup mewakili suatu khalayak yang hendak dituju. Selanjutnya, jawaban mereka dikelompokkan menurut kategori tertentu.

6.      Pemecahan masalah

Setelah kita mampu mengenali situasi dengan baik, maka kita juga akan dapat mengenali masalah yang ada serta mencari cara untuk memecahkannya. Humas seringkali juga merupakan suatu kegiatan untuk memecahkan masalah.

Metode-metode pengenalan situasi

Ø  Survei-survei yang khusus diadakan untuk mengungkapkan pendapat, sikap-sikap masyarakat atau citra organisasi di mata khalayaknya

Ø  Pemantauan berita-berita di media massa, baik media cetak maupun media elektronik

Ø  Tinjauan terhadap angka dan grafik penjualan serta menelaah berbagai indikasi yang terkandung di dalam laporan-laporan tahunan

Ø  Tinjauan terhadap kondisi-kondisi persaingan pada umumnya di pasar

Ø  Tinjauan terhadap fluktuasi harga-harga saham (jika organisasi anda adalah sebuah perusahaan yang sudah go public), survei terhadap pendapat umum di kalangan para pelaku pasar bursa, penafsiran angka deviden, serta penelaahan data neraca keuangan.

Ø  Situasi hubungan industri pada umumnya (antara lain terwujud berupa frekuensi pemogokan dan protes terhadap suatu kebijakan dari pihak manajemen yang mencakup berbagai hal seperti angka gaji, fasilitas kerja dan sebagainya)

Ø  Kondisi dan pengaruh cuaca (jika hal itu memang relevan bagi organisasi anda)

Ø  Frekuensi keluhan konsumen, penerimaan produk, serta laporan atas hasil uji coba produk di pasar

Ø  Diskusi mendalam dengan para petugas penjualan serta para distributor

Ø  Tinjauan secara seksama terhadap harga-harga produk dan fluktuasinya

Ø  Kajian secara mendalam terhadap berbagai kekuatan pasar mulai dari yang bersifat ekonomis, sosial, hingga yang berdimensi politis

Ø  Sikap-sikap tokoh masyarakat yang merupakan para pencipta atau pemimpin pendapat umum

7.             DEFINISI TUJUAN

1.      Untuk mengubah citra umum di mata khalayak sehubungan dengan adanya kegiatan-kegiatan baru yang dilakukan oleh perusahaan.

2.      Untuk meningkatkan bobot kualitas para calon pegawai

3.      Untuk menyebarluaskan suatu cerita sukses yang telah dicapai oleh perusahaan kepada masyarakat dalam rangka mendapatkan pengakuan.

4.      Untuk memperkenalkan masyarakat kepada masyarakat luas, serta membuka pasar-pasar baru

5.      Untuk mempersiapkan dan mengkondisikan masyarakat bursa saham atas rencana perusahaan untuk menerbitkan saham baru atau saham tambahan.

6.      Untuk memperbaiki hubungan antara perusahaan itu dengan khalayaknya, sehubungan dengan telah terjadinya suatu peristiwa yang mengakibatkan kecaman, kesangsian, atau salah paham di kalangan khalayak terhadap niat baik perusahaan.

7.      Untuk mendidik para pengguna atau konsumen agar mereka lebih efektif dan mengerti dalam memanfaatkan produk-produk perusahaan.

8.      Untuk meyakinkan khalayak bahwasanya perusahaan mampu bertahan atau bangkit kembali setelah terjadinya suatu krisis.

9.      Untuk meningkatkan kemampuan dan ketahanan perusahaan dalam menghadapi resiko pengambilalihan (take-over) oleh pihak-pihak lain.

10.  Untuk menciptakan identitas perusahaan yang baru

11.  Untuk menyebarluaskan informasi mengenai aktivitas dan partisipasi para pimpinan perusahaan organisasi dalam kehidupan sosial sehari-hari.

12.  Untuk mendukung keterlibatan suatu perusahaan sebagai sponsor dari suatu acara.

13.  Untuk memastikan bahwasanya para politisi benar-benar memahami kegiatan-kegiatan atau produk perusahaan yang positif, agar perusahaan yang bersangkutan terhindar dari peraturan, undang-undang, dan kebijakan pemerintah yang merugikan.

14.  Untuk menyebarluaskan kegiatan-kegiatan riset yang telah dilakukan perusahaan, agar masyarakat luas mengetahui batapa perusahaan itu mengutamakan kualitas dalam berbagai hal.

Faktor-faktor yang Harus Diperhitungkan Dalam Menetapkan Skala Prioritas

Ø  Keterbatasan sumber daya khususnya dana

Ø  Sejauh mana pimpinan perusahaana atau organisasi yang bersangkutan menyadari arti penting humas dan seberapa baik ia menjalin hubungan dengan kalangan media massa

Ø  Ketersediaan para manager di tingkat operasional untuk bekerjasama

Ø  Kerjasama yang erat antara manager humas dan manager personalia untuk memperbaiki bobot para calon pegawai baru

8.             KHALAYAK

Penetapan Khalayak Sebesar apapun suatu organisasi tidak mungkin menjangkau semua orang. Ia harus menentukan sebagian diantaranya yang sekiranya paling sesuai atau yang paling dibutuhkannya. Dengan jenis dan jumlah khalayak yang lebih terbatas, suatu organisasi akan lebih efisien dalam mengarapnya, apalagi jika dikaitkan dengan kelangkaan sumber daya.

9.             MEDIA DAN TEKNIK-TEKNIK PUBLIC RELATIONS

Contoh: para jurnalis untuk media, dan penyelenggaraan acara resepsi pers untuk tekniknya. Bila kita membandingkan media humas dan media iklan, akan muncul lima hal menarik:

1.      Kampanye periklanan dan kampanye humas sama-sama bisa menggunakan berbagai macam media.

2.      Para praktisi humas berhubungan dengan para editor, jurnalis, serta para produser TV dan radio, sedangkan para praktisi periklanan lebih banyak berhubungan dengan para manager iklan dari berbagai perusahaan, petugas iklan di media massa (radio, koran, televisi, majalah, dan sebagainya).

3.      Iklan sifatnya jauh lebih komersial dibandingkan dengan humas.

4.      Kampanye periklanan biasanya dilakukan terbatas pada media-media yang bisa diharapkan akan membuahkan hasil maksimal (misalnya lonjakan penjualan) dengan biaya serendah-rendahnya. Sedangkaan kampanye humas bersedia menggunakan media apa saja, asalkan bisa menjangkau sebanyak mungkin khalayak.

5.      Tidak seperti dunia periklanan, dunia kehumasan dapat menggunakan berbagai media khusus seperti jurnal-jurnal internal, buletin atau sekedar majalah dinding.

Variasi Media Humas

            Media pers (press) Audio-visual , Radio , Televisi , Pameran (exhibition)  , Bahan-bahan cetakan (printed material) , Penerbitan buku khusus (sponsored books) , Surat langsung (direct mail) , Pesan-pesan lisan (spoken words) , Pemberian sponsor (sponsorship) , Jurnal organisasi (house jurnals) , Ciri khas (house style) dan identitas perusahaan (corporate identity) , Bentuk-bentuk media humas lainnya

10.         ANGGARAN

Biaya-biaya Perencanaan , Alasan penyusunan anggaran:

1. Mengetahui kebutuhan dana program/ kegiatan
2. Setelah diketahui kegiatan apa saja yang dapat dilaksanakan, anggaran dapat menjadi pedoman atau daftar kerja
3. Manajer dapat menilai program kerja mana saja yang sesuai dengan perusahaan (evaluasi manajemen)
4. Prioritas kegiatan dan batasan anggaran

11.         PENGUKURAN HASIL

    Pengukuran Keberhasilan atau Kegagalan

Teknik-teknik yang digunakan untuk mengenali situasi sering juga dimanfaatkan guna mengevaluasi berbagai hasil yang telah dicapai dari segenap kegiatan-kegiatan humas yang telah dilaksanakan. Metode pengumpulan pendapat atau uji sikap (attitude test) merupakan dua metode yang paling lazim digunakan. Unsur lain yang bisa digunakan sebagai metode tolak ukur adalah liputan oleh media massa. Sikap-sikap media massa yang lebih simpatik terhadap suatu organisasi bisa pula dipandang sebagai salah satu bukti keberhasilan atas segenap kegiatan humas yang telah dilaksanakan oleh organisasi itu.

• Berdasarkan tingkat liputan
• Berdasarkan data statistik peringkat dan jumlah khalayak
• Evaluasi berdasarkan sumber
• Pengumpulan pendapat
• Evaluasi berdasarkan umpan balik statistik langsung
• Umpan balik media
• Pengukuran peningkatan pemahaman.